「ExcelやWordでよく使用する操作がショートカットキーとして存在していたらいいのに・・・」
そんな悩みを抱えていたりしませんか？
そのような悩みを抱えている方に向けて今回はクイックアクセスツールバーという機能を紹介いたします。
これはExcelやWordなどのOffice製品で使用でき、自分でショートカットキーをカスタマイズすることが可能な機能のことです。
これを上手に活用すれば業務効率が数倍～数十倍にも上がることは間違いなしです。
ではそんなクイックアクセスツールバーについて詳しく解説していきます。
クイックツールバー設定方法と操作方法
ではクイックツールバーの設定方法と操作方法について解説していきます。
設定方法も操作方法も簡単でだれでもすぐに実施可能なものとなっています。
1.クイックツールバー設定方法
まずクイックツールバーを起動する方法についてですが、Excel・Word・PowerPointで共通しているので、今回はExcelで説明していきます。
まず下記画像の赤矢印部分をクリックし「その他のコマンド」を選択します。
そうすると下記のようなウィンドウが表示されます。
表示されたウィンドウの左側に「クイックアクセスツールバー」という項目があるますので、これをクリックすると下記画面が表示されます。
この画面で自分好みのショートカットキーを設定することができます。
画面左側で設定した！と思ったコマンドを選択し、「追加」をクリックすることで右側の欄に、自分が選択したコマンドが追加され「OK」をクリックすることで、ショートカットキーが登録されます。
2.クイックツールバーの使用方法
次に使用方法ですが、仮に今回設定したショートカットキーが下記のようなものであるとします。
そうすると「図の挿入」→Alt+1、「条件付き書式」→Alt+2で作成したショートカットキーを操作することができます。
上から順に追加されていくので、1,2,・・・9,0という数字がそれぞれ割り振られていくため、Altキーと一緒に押すことで設定したショートカットキーを操作することが可能となります。
また赤枠の矢印ボタンを操作することで順番を入れ替えることも可能です。
これで通常ですとマウス操作等で実施するような作業をAlt+数字キーで操作することが可能となりました。
次パートで紹介いたしますが、私の普段使用しているショートカットキー設定ですと一回の操作時間が３分の１程度に短縮することができました。
業務中に何度も使用する操作ですので、一日に換算すると数十分程度の時短となっています。
ぜひ参考にしてみてください。
おすすめアクセスツールバー | Excel編
では早速私のおすすめのアクセスツールバー設定をご紹介いたします。
それは下記4つとなります。
すごく単純なショートカットキーに見えるかもしれませんが、行の削除や挿入を毎回マウスを使用していると数十秒程度の時間がかかります。
例えばですが、削除処理ですと
「セルを選択→右クリック→削除→どのように削除するかを選択」
という流れで実施しますが、毎回面倒であると思っていました。
そのような時にこの機能を先輩から教えていただきました。
片手操作で可能ですし、作業時間短縮にも貢献してくれています。
それ以外の行挿入、列削除、列挿入もExcelで作業していると、一日に何十回も使用することがあります。
自分結構なめんどくさがりなので、以前は行や列の削除や挿入だけでも面倒に感じて、他にいい方法はないかと数分程度悩んでいたことがありました。
今思うととても無駄な時間でした。
そんな自分も現在ではこの機能で考える前に指が動くので、業務効率が何十倍にも向上しています。
自分と同じようなめんどくさがりの方も、ぜひこの行削除、行挿入、列削除、列挿入を一度使用してみてください。
世界が変わりますよ笑
おすすめアクセスツールバー | Word編
次にWordでのおすすめショートカットキーをご紹介します。
- 文字のスタイル
- 行の段落間隔
- 脚注
- コメント挿入
Excelと異なり機能が結構異なるので、1つづつ解説していきます。
1.文字のスタイル
文字のスタイルは自分で登録しておいたレイアウトの文字形式にすぐに変更することができるというものです。
下記のようにすぐに文字のフォントや色を変更できるため、普段自分がよく使用するフォント、サイズ、色などをあらかじめ登録しておき、このショートカットキーで変更することで業務効率がアップします。
文字のフォントや色決めですが、早くとも数分、長ければ数十分程度かかるときがあります。
その反面過去に作成した資料で使用していた文字列スタイルと見比べると同じようなものとなっています。
それなら初めから自分好みの文字列スタイルを設定しておくことで、以降は作成した文字列スタイルを選択するだけでいいという状況に持っていこうと考えました。
設定したショートカットキーを押すと下記のような画面が表示されて、自分が設定した文字列スタイルを選択することが可能となります。
2.行の段落間隔
次に行の段落間隔ですが、これは下記のように文書と文書の間の幅を変更することができます。
資料作成をしていると、時々文書間の幅を変更したいと考えることはありませんか？
私の場合結構な頻度で使用する機能ではないので、やり方を調べることから始めます。
しかし毎回そのようなことをするのは時間がもったいないので、このショートカットキーを使用することで、すぐに目的の行間を開けることで、効率アップをはかっています。
3.脚注
この機能は資料作成などの際に注意書きを記載するときに使用します。
資料作成していると数ページに一回程度の割合でこの注意書きを書きたいときが発生するため、そのような時にこの脚注機能は重宝しています。
4.コメント挿入
この機能は資料修正などを実施した際に誰が修正したのかを残しておく際に自分がよく使用しています。
他の先輩方も使用されているので、まねて自分もよく使用します。
ただこれもそこまで頻繁に使用する機能でないので、検索する時間を節約するためにショートカットキーとして設定しています。
まとめ
本記事ではExcelやWordで独自に設定可能なショートカットキーについて解説してきました。
- クイックツールバー設定方法と操作方法について
- クイックツールバーおすすめ設定(Excel編)
- クイックツールバーおすすめ設定(Word編)
私のおすすめ設定もご紹介しましたが、使う機会がそこまで多くないショートカットキーだったという方もいると思います。
その場合は自分好みのショートカットキーを探してみてください。
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