突然ですが、皆さんはハイパーリンクという外部サイトや他のファイルへ行くことができる機能を使用していますか？
資料作成などでこれを使用しないと業務効率が格段に下がります。
今回はこのハイパーリンクをExcelやWordで設定する方法や一緒に使用すると効力を発揮するブックマーク機能などの解説をしていきます。
ハイパーリンクのショートカットキーについて
ではまずハイパーリンクの説明に入る前に、ハイパーリンク操作で役立つショートカットキーについてご紹介していきます。
結論から言いますと、ハイパーリンクのショートカットキーは「Ctrl + K」となります。
このショートカットキーなしでも、ハイパーリンクの機能は使用可能ですが、設定するのに少し手順を踏む必要があります。
Word、Excelともに「挿入」タブ内の「リンク」を選択する必要があり、少し面倒です。
しかしこの「Ctrl + K」を使用するだけで、下記のようにハイパーリンク設定画面が簡単に表示することができます。
この画面上で、外部サイトや他のファイルへ遷移できるように設定することができます。
ハイパーリンクの使用方法
では具体的な使用方法について下記項目順に解説していきます。
- 外部リンクを貼り付ける
- 他のファイルへのリンクを貼り付ける
- 同ファイル内のシートやページへのリンクを貼り付ける
1.外部リンクを貼り付ける
外部リンクを貼り付ける場合は基本的にそのままURLを貼り付けたら大丈夫です。
URLをコピーしてそのまま貼り付けると下記のように貼り付けることができます。
これでEdgeなどを起動していちいちURLを入力して検索するという手間がなくなり、クリックするだけで目的にサイトにアクセスすることができるようになりました。
ただURLをそのまま貼り付けたいとなった場合は、下記記事でもご紹介しました「Ctrl + Alt + V」を使用してテキスト形式で貼り付けることで、URLをそのまま貼り付けることが可能です。
Excelでフォントが勝手に変わるのを防ぐ方法 | エンジニアKISARAGIの備忘録 (kisaragi-it.com)
2.他のファイルへのリンクを貼り付ける
では次に自分のパソコン内の他のファイルを選択したいときはどうすればいいのかについて解説していきます。
まず下記のようにリンクを付与したい文字を入力します。
そしてセルを選択した状態で「Ctrl + K」で「ハイパーリンクの挿入」ウィンドウを表示します。
そしてリンク先を「ファイル、Webページ」とし、アドレスに目的のファイルまでのリンクを貼り付けます。
これで目的のファイルを開けるようになりました。
3.同ファイル内のシートやページへのリンクを貼り付ける
最後に同ファイル内の別のシートやページへ飛びたい場合ですが、これも他のファイルへの移動方法同様に「Ctrl + K」で「ハイパーリンクの挿入」ウィンドウを起動します。
そしてリンク先を「このドキュメント内」とし、目的のリンク先を選択します。
目的のリンク先を新しく作成する方法については後ほどまたご紹介します。
これで同ファイル内の他のシートなどに遷移することが可能となります。
ブックマーク機能について(Word、Excel)
ここまででハイパーリンクの使用方法を解説してきましたが、ここまでの方法ではまだ同ファイル内の好きなところに一瞬でアクセスすることはできません。
例えば下記のような目次があったとします。
これが何百、何千ページにもわたる資料で第2章のページを見たいとなった場合、そのページを開くのだけでも一苦労です。
各章へ一瞬でアクセスできるようにハイパーリンクを設定できたらとても楽だと思いませんか？
そこで役立つ機能としてブックマークというものがあります。
この機能のイメージとしてページ内に付箋を差し込むような感じです。
ではWord、Excelそれぞれのブックマーク方法について下記構成で解説していきます。
- Wordでのブックマーク方法
- Excelでのブックマーク方法
1.Wordでのブックマーク方法
ではまずWordでのブックマーク方法について解説していきます。
付箋を差し込みたい場所をクリックし挿入タブの「ブックマーク」をクリックします。
そうすると下記のようなブックマークウィンドウが表示されるため、ブックマーク名に挟む付箋の名前を入力します。(ここでは「一章です」という名前にしました)
ここで注意していただきたいのは、先頭文字が数字や半角記号のものは登録できないという点です。
それ以外ですと基本的に設定は可能です。
そして次にリンクを付与したい文字を選択し、「Ctrl + K」を押します。
起動した「ハイパーリンクの挿入」ウィンドウのリンク先を「このドキュメント内」に指定して下記のように先ほど設定した「一章です」というブックマーク名を選択します。
そして下記のように文字の色が変わりますので、Ctrlキーを押しながらリンクを設定した文字をクリックするとブックマークした位置まで一瞬で飛ぶことができます。
2.Excelでのブックマーク方法
では次にExcelでのブックマーク方法についてですが、Wordと違ってExcelには専用のブックマーク機能はありません。
しかしブックマーク機能を疑似的に再現する方法がありますので、今回はそれをご紹介していきます。
まずブックマークしたい場所のセル若しくは行を選択します。
そして下記赤枠の部分(B263を記載されている部分)にブックマーク名を入力します。
ここでも注意していただきたいのは、先頭が数字や記号は入力することはできないため、それ以外の文字から入力を始めてください。
今回は「一章」という名前にしました。
そしてハイパーリンクを設定したいセルを選択し、先ほど作成したブックマークを選択します。
これでハイパーリンクを設定した文字をクリックすると、先ほど作成したブックマークの位置まで一瞬で飛ぶことができます。
このようにブックマーク機能とハイパーリンクを組み合わせると、ページが何百、何千ページとあったり、シートが何十枚もあったとしても、目的のページやシートへ一瞬で飛ぶことができます。
まとめ
本記事ではハイパーリンクの設定方法について下記項目順に解説してきました。
- ハイパーリンクのショートカットキーについて
- ハイパーリンクの使用方法
- ブックマーク機能について(Word、Excel)
私も普段からハイパーリンクやブックマークは使用していますが、使用しない場合に比べて業務効率が何十倍にも違ってくることを実感しています。
自分ひとりでそれだけの効果が表れるのですから、会社内に同様の資料を使用している方が何人もいると考えると会社全体で恐ろしいほどの業務効率アップが実現できているはずです。
最初は時間がかかり、面倒だと思うかもしれませんが、現在この作業をしたことで今後は楽ができ、無駄な作業による労働が減ることは間違いありません。
ぜひ今回ご紹介したハイパーリンク、ブックマークを試してみてください。
以上で今回の解説は終了となります。
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